KI & Automatisierung

Kaum ein Thema wird in der Personalarbeit so heiß diskutiert und so selten sauber umgesetzt wie künstliche Intelligenz. In den Gesprächen der HR-Innovators Lounge fällt dabei immer wieder derselbe Satz — und er handelt nicht von KI, sondern von dem, was ihr vorausgeht.

Warum KI-Projekte im HR scheitern, bevor sie beginnen

Die unbequeme Erkenntnis aus fast jedem Gespräch: Das Problem ist selten das Modell, sondern die Datenlage darunter. Wenn Stammdaten in fünf Systemen liegen, Jobtitel historisch gewachsen sind und niemand definiert hat, was ein „Eintritt" eigentlich auslöst, hat auch das beste Sprachmodell nichts, worauf es aufsetzen könnte.

Ohne HR-Basics keine KI: erst Prozesse und Datenfelder, dann der Chatbot.

Bentje Grünewald, Head of Compensation Systems

Dieselbe Beobachtung macht René Dresen mit Blick auf das Recruiting: Das Potenzial sei enorm, aber es hänge vollständig an der Datenqualität. Wer Bewerberdaten unstrukturiert führt, automatisiert am Ende vor allem die eigenen Fehler — nur schneller.

Erst verstehen, dann digitalisieren

Dieser Satz fällt in der Lounge häufiger als jeder andere. Felix Jungnick beschreibt, wie sein Team im Recruiting zunächst den Prozess auseinandergenommen hat, bevor überhaupt über Werkzeuge gesprochen wurde. Michael Wahler geht bei der Softwareauswahl noch einen Schritt weiter: Ohne klares Zielbild kauft man Funktionen statt Lösungen — und die Extrawurst von heute ist die Migrationsbremse von morgen.

Praktisch heißt das eine unspektakuläre Reihenfolge:

• Prozess sichtbar machen. Wer macht was, wann, mit welchem Auslöser?
• Datenfelder definieren. Welche Information wird an welcher Stelle wirklich gebraucht?
• Standard vor Sonderlocke. Jede Ausnahme kostet später doppelt.
• Dann erst automatisieren — dort, wo es messbar weh tut.

Was sich heute wirklich automatisieren lässt

Die brauchbarste Faustregel aus den Gesprächen: Automatisiere, was häufig vorkommt, regelbasiert abläuft und Zeit frisst. Das sind selten die spektakulären Dinge. Es sind Onboarding-Ketten, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Datenabgleiche zwischen Bewerbermanagement und Abrechnung — die Arbeit, die niemand vermisst, wenn sie verschwindet.

Reimund Riester beschreibt, was dadurch entsteht: nicht weniger Arbeit, sondern andere. Zeit für Fragen, für die vorher keine war.

Macht Automatisierung HR unmenschlicher?

Der häufigste Einwand — und der, bei dem die Gespräche am deutlichsten werden.

Wir automatisieren Prozesse in der Personalabteilung ja nicht, um den Menschen wegzurationalisieren, sondern um endlich wieder Zeit für ihn zu haben.

Nina Frey

Auch Klaus Härtel argumentiert aus der Krisenerfahrung heraus in diese Richtung: Je größer der operative Druck, desto wichtiger sei es, Routine abzugeben, um in den schwierigen Momenten ansprechbar zu bleiben.

Woran du erkennst, dass ihr bereit seid

• Ihr könnt euren wichtigsten HR-Prozess auf einer Seite aufzeichnen — ohne Diskussion darüber, wie er wirklich läuft.
• Es ist geklärt, welches System die führende Quelle für Stammdaten ist.
• Ihr kennt mindestens eine Kennzahl, die sich durch die Automatisierung verändern soll.
• Es gibt eine verantwortliche Person — nicht „HR" und nicht „die IT".

Fehlt einer dieser Punkte, ist das kein Grund zu warten. Es ist die Aufgabe, die vor dem Werkzeug kommt.